Tietosuoja

1. Rekisterinpitäjä
Entisten EU-virkamiesten kansainvälisen yhdistyksen Suomen jaosto – Internationella föreningen för tidigare EU-tjänstemän: Sektion Finland ry

Yhteystiedot
Yhdistyksen puheenjohtaja Tapani Piha
pj@aiace-fi.eu

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
Jäsenvastaava Päivi (Piivi) Öhman
jasenasiat@aiace-fi.eu

3. Rekisterin nimi
AIACE Finlandin jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Jäsenasioiden hoitaminen, jäsenrekisterin ylläpito ja jäsentiedotus
AIACE International -yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja VOX-lehden postitus

Jäsenrekisteri ylläpidetään Yhdistysavain-järjestelmässä.

5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenen sukunimi ja etunimi
Yhdistyksen antama jäsennumero
Syntymäaika
Puhelinnumero tai -numerot
Sähköpostiosoite tai -osoitteet
Salasana (ei näy yhdistykselle)
Postiosoite tai -osoitteet
EU-toimielin, josta jäänyt eläkkeelle
Palvelusaika EU:ssa
Viimeisin tehtävä EU:ssa
EU:n antama eläkenumero
Eläkkeelle siirtymispäivämäärä
Jäsenyyden alkamispäivämäärä
Yhteyshenkilön yhteystiedot, mikäli jäsen ilmoittanut
Muut hakemuslomakkeella kysytyt tiedot tai yhdistyksen toiminnan kannalta välttämättömät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenen itse jäsenhakemuslomakkeella ilmoittamat tiedot tai tekemät muutokset
Yhdistyksen hallituksen pöytäkirja (jäseneksi ottamispäätös ja jäsenyyden alkamispäivämäärä).
Jäsenrekisteritietojen muuttamiseen valtuutettujen yhdistyksen toimihenkilöiden tekemät merkinnät.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

AIACE Internationalille Brysseliin lähetetään vuosittain tai pyydettäessä nimi, postiosoite, eläkenumero ja muut tiedot, jotka Belgian lainsäädäntö vaatii.

Muuten tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteri on Yhdistyksen nettisivuilla suojattuna Yhdistysavaimen käytäntöjen mukaan siten, että siihen voivat tutustua hallituksen päätöksellään määräämässä laajuudessa siihen valtuutetut yhdistyksen toimihenkilöt. Muutoksia siihen tekevät vain puheenjohtaja ja rekisteriasioista vastaava henkilö (jäsenvastaava). Jäsenvastaava ja puheenjohtaja säilyttävät lisäksi rekisteristä tarpeen mukaan erillisiä työkopioita, jotka ovat salasanasuojattuina tietojärjestelmissä.

9. Jäsenyyden loppuessa

Jäsenyyden päättyessä jäsenen tiedot poistetaan pysyvästi jäsenrekisteristä, mutta merkitään erilliseen entisten jäsenten rekisteriin, johon sisällytetään nimi, jäsennumero, jäsenyyden alkamis- ja päättymisaika, jäsenyyden päättymisen syy ja viimeinen rekisterissä ollut pääasiallinen asuinpaikkakunta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Jäsenellä on kaikki tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet.

Erityisesti jäsen voi pyytää poistumista AIACE Internationalin VOX-jäsenlehden postituslistalta, josta tehdään sen vaatima merkitä jäsenrekisteriin.

AIACE Finland - Jäsenrekisteriseloste